What do we do with your data?

At DEARhealth, we consider the security and privacy of our systems a top priority for our clients and patients. All our services are provided in the cloud. Our platform is built on Amazon Web Services (AWS). AWS offers powerful security measures and complies with security certifications. We have continuous vulnerability testing throughout all our systems. We make back-ups of our software and data and test the restore of these backups to have a quick recovery when needed. All our backups are encrypted. DEARhealth does not maintain a data center or individual servers, everything is processed transparently by AWS. Data is stored within the EU for EU customers.

DEARhealth complies to different standard, laws and regulations: General Data Protection Regulation (in Dutch the AVG), ISO27001, NEN7510, NEN7512, NEN7513, ISO13485 and we have a CE mark under the Medical Device Regulation (MDR).

If you discover a vulnerability on this website or in any of our services, we would like to know about it so we can take steps to address it as quickly as possible. We would like to ask you to help us better protect our clients and our systems. Email your findings to compliance at dearhealth.com.

Privacy Policy

1. General

The DEARhealth app gives people with a chronic illness more insight into the management of their care via 'care pathways'. The DEARhealth platform supports healthcare providers in determining the most appropriate care in the form of a recommended care path. These recommendations are based on continuous monitoring of the patient's health status. Our mission is to improve the quality of life of chronically ill people, while at the same time making care more efficient and cheaper.

This Privacy Policy relates to the information that we may obtain through our website and process it for our own purposes. Examples are data that website visitors leave or submit, by filling in the contact form, sending an e-mail, applying for a job or calling. Below you can read what data we collect and for what purposes, what your rights are and how you can exercise them. By using our website, you automatically agree to these terms and conditions.

! If you are a patient, the policy that applies to the processing of your health data can be viewed via the DEARhealth app. A separate privacy policy also applies to healthcare providers who use our platform. !

2. Processing of personal data

We are the controller when we process your data for our own purposes. This is the case when:

• You use our website and leave your personal data behind. This can also be via cookies.

• You contact us via the website, e-mail or other channels, such as social media.

• You apply via our website.

Note: if you contact us, please be aware e-mail is not always considered safe. Provide the minimum of personal information possible and refrain from sharing health information.

3. Personal data

We can process the following (personal) data about you:

• First and last name

• Address

• Email address, phone number and other company and/or contact information.

• Other personal information you send us. Think of personal data in a CV, information about diplomas, previous employers, links to profiles, etc.

• Bank account number or other financial information

4. Purposes

We use the aforementioned personal data for:

• To be able to contact you and/or provide you with the requested information;

• To keep you informed about DEARhealth and our products

• To invite you to events or to give feedback, for example questionnaires

• To add you to our clients or applicant database

• To make our website function and improve where possible

• To comply with legal requirements as drawn up by the government.

5. Legal bases

Based on the following legitimate interests, we process your personal data when:

• You are looking for information on our website or request to receive information.

• You are an existing customer and it is necessary for the execution of the cooperation agreement that we have.

• You would like to become a customer and we need data for drawing up the cooperation agreement and sending invoices.

• You apply for a job with us and we have an interest in recruiting new people.

• You would like to stay informed about our activities and sign up for the newsletter.

• You are a (sub)supplier and want to explore the possibilities for a collaboration.

6. Access to personal data

DEARhealth employees who need your personal data for purposes as mentioned above have access to your data. External processors may also have access to your data. We have concluded processing agreements with these parties.

In some cases, we work with suppliers (applications) that are located outside the EU. When it comes to companies based in the USA, these cooperation agreements will comply with the Trans-atlantic Data Privacy Framework.

7. Duration of storage of personal data

In general, we do not store personal data longer than necessary.

• We store tax data for 7 years.

• We store data of applicants for 3 months, unless explicit permission has been given to keep it longer. Then we keep the data for 1 year.

• We keep general information requests, complaints, compliments for 2 years.

8. Exercising your rights

You can contact us if you wish to exercise your legal rights. These are:

• You want to know and see what personal data we have about you.

• You want to report a change to your personal data.

• You want us to completely delete your data or temporarily stop processing it and/or you want to withdraw your consent.

• You want to object to the processing of your personal data or submit a complaint.

• You would like to receive an overview of personal data processed by us to forward to another party.

When you submit a request to us, you will receive an acknowledgement of receipt within two weeks. Within a maximum of six weeks we will let you know how we will handle your request. You can send these requests to compliance at dearhealth.com.

Finally, we would like to point out that you can always contact the Dutch Data Protection Authority in the event of complaints.

9. Validity

This Privacy Policy can be modified. If you want to stay informed, we advise you to regularly consult our website. If there are changes with a major impact, we will publish this on the website and will also inform interested parties who have indicated that they want to stay informed about this.

Last update: May 2025

Hoe gaan we om met uw data?

Bij DEARhealth beschouwen we de veiligheid en privacy van onze systemen als een topprioriteit voor onze klanten en patiënten. Al onze diensten worden geleverd in de cloud. Ons platform is gebouwd op Amazon Web Services (AWS). AWS biedt krachtige beveiligingsmaatregelen en voldoet aan beveiligingscertificeringen. We testen onze systemen continu op kwetsbaarheden. We maken back-ups van onze software en gegevens en testen het herstel van deze back-ups om het snel opgelost te hebben wanneer dat nodig is. Al onze back-ups zijn versleuteld. DEARhealth onderhoudt geen datacenter of individuele servers, alles wordt transparant verwerkt door AWS. Gegevens worden binnen de EU opgeslagen voor EU-klanten en in de VS voor Amerikaanse klanten (we hebben verschillende regio's beschikbaar binnen AWS).  

 DEARhealth voldoet aan verschillende normen, wet- en regelgeving: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Health Insurance Portability and Accountability Act  (HIPAA), ISO27001, NEN7510, NEN7512, NEN7513, ISO13485 en we hebben een CE-markering onder de Medical Device Regulation (MDR). 

Als u een kwetsbaarheid ontdekt op deze website of in een van onze diensten, willen we dit graag weten, zodat we stappen kunnen ondernemen om deze zo snel mogelijk aan te pakken. We willen u vragen om ons te helpen onze klanten en onze systemen beter te beschermen. E-mail uw bevindingen naar compliance at dearhealth.com. 

Privacy Policy NL

1. Algemeen

De DEARhealth app geeft mensen met een chronische ziekte via ‘zorgpaden’ meer inzicht in het management van hun zorg. Het DEARhealth platform ondersteunt zorgverleners bij het bepalen van de best passende zorg in de vorm van een aanbevolen zorgpad. Deze aanbevelingen worden gebaseerd op continue monitoring van de gezondheidsstatus van de patiënt. Onze missie is de kwaliteit van leven van chronisch zieke mensen verbeteren, terwijl we tegelijkertijd de zorg efficiënter en goedkoper maken.

Deze Privacy Policy heeft betrekking op de informatie die wij mogelijk verkrijgen via onze website en verwerken voor eigen doeleinden. Voorbeelden zijn gegevens die website bezoekers achterlaten of indienen, door het het contactformulier in te vullen, een e-mail te sturen, te solliciteren of te bellen. Hieronder leest u welke gegevens wij verzamelen en met welke doeleinden, wat uw rechten zijn en hoe u die kunt uitoefenen. Door het gebruikmaken van onze website gaat u automatisch akkoord met deze voorwaarden.

! Bent u patiënt, dan is de policy die van toepassing is op het verwerken van uw gezondheidsgegeven in te zien via de DEARhealth app. Ook voor zorgverleners die gebruik maken van ons platform is een aparte privacy policy van toepassing. !

2. Verwerken van persoonsgegevens

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke wanneer wij uw gegevens verwerken voor onze eigen doeleinden. Dit is het geval wanneer:

• U gebruik maakt van onze website en uw persoonsgegevens achterlaat. Dit kan ook zijn via cookies.

• U contact met ons opneemt via de website, e-mail of andere kanalen, zoals social media.

• U solliciteert via onze website.

Als u contact met ons opneemt, wees ervan bewust dat e-mail niet volledig veilig is en deel zo min mogelijk persoonlijke gegevens en zeker geen gezondheidsgegevens.

3. Persoonsgegevens

Wij kunnen de volgende (persoons)gegevens van u verwerken:

• Voor en achternaam

• Adres

• E-mailadres, telefoonnummer en andere bedrijfs- en/of contactinformatie.

• Andere persoonlijke informatie die u ons stuurt. Denk hierbij aan persoonlijke gegevens in een CV, informatie over diploma’s, vorige werkgevers, links naar profielen, etc.

• Bankrekeningnummer of andere betaalinformatie

4. Doeleinden

De bovengenoemde persoonsgegevens gebruiken we voor:

• Om contact met u op te kunnen nemen en/of u de gevraagde informatie te kunnen verstrekken;

• Om u op de hoogte te houden over DEARhealth en onze producten

• Om u uit te nodigen voor bijvoorbeeld evenementen of om feedback te geven

• Om u toe te voegen aan ons klanten of sollicitantenbestand

• Om onze website te laten functioneren en te verbeteren waar mogelijk

• Om te voldoen aan wettelijke eisen zoals opgesteld door de overheid.

5. Wettelijke grondslagen

Op basis van de volgende gerechtvaardigde belangen verwerken wij uw persoonsgegevens:

• U zoekt informatie op onze website of verzoekt om informatie te ontvangen.

• U bent een bestaande klant en het is noodzakelijk voor de uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst die wij hebben.

• U wilt graag klant worden en wij hebben gegevens nodig voor het opstellen van de samenwerkingsovereenkomst en het sturen van facturen.

• U solliciteert bij ons en wij hebben er een belang bij om nieuwe mensen te werven.

• U wilt graag op de hoogte blijven van onze activiteiten en meldt u aan voor de nieuwsbrief.

• U bent een (toe)leverancier en wilt de mogelijkheden verkennen tot een samenwerking.

6. Toegang tot persoonsgegevens

DEARhealth medewerkers die uw persoonsgegevens nodig hebben voor doeleinden zoals hierboven genoemd hebben toegang tot uw gegevens. Ook externe verwerkers kunnen toegang hebben tot uw gegevens. Met deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten.

In sommige gevallen werken wij met toeleveranciers (applicaties) die buiten de EU zijn gevestigd. Als het gaat om bedrijven die in de USA gevestigd zijn, zullen deze samenwerkingsovereenkomsten voldoen aan het Trans-atlantic Data Privacy Framework.

7. Duur bewaren persoonsgegevens

In het algemeen bewaren wij persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

• Fiscale gegevens bewaren wij 7 jaar.

• Gegevens van sollicitanten bewaren wij 3 maanden, tenzij expliciet toestemming is gegeven om deze langer te bewaren. Dan bewaren wij de gegevens 1 jaar.

• Algemene informatieverzoeken, klachten, complimenten bewaren wij 2 jaar.

8. Uitoefening van uw rechten

U kunt contact met ons opnemen als u uw wettelijke rechten wilt uitoefenen. Dat zijn:

U wilt weten en inzien welke persoonsgegevens wij van u hebben.

• U wilt een wijziging doorgeven over uw persoonsgegevens.

• U wilt dat wij uw gegevens volledig verwijderen of het verwerken ervan tijdelijk stoppen en/of u wilt uw toestemming intrekken.

• U wilt bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens of een klacht indienen.

• U wilt een overzicht van door ons verwerkte persoonsgegevens ontvangen om door te sturen naar een andere partij.

Wanneer u een verzoek bij ons indient, ontvangt u binnen twee weken een ontvangstbevestiging. Binnen maximaal zes weken laten wij u weten hoe wij uw verzoek zullen behandelen. U kunt deze verzoeken sturen naar compliance at dearhealth.com.

DEARhealth heeft een externe functionaris gegevensbescherming aangesteld die toezicht houdt op een juiste naleving van de AVG. Deze is te bereiken via fg at dearhealth.com.

Tot slot wijzen wij u erop dat u bij klachten altijd contact op kunt nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Geldigheid

Deze Privacy Policy kan worden aangepast. Wilt u op de hoogte blijven, dan adviseren wij u om van regelmatig onze website te raadplegen. Mochten er wijzigingen zijn met grote impact, dan publiceren wij dit op de website en zullen tevens belangstellenden die hebben aangegeven op de hoogte te willen blijven, hierover informeren.

Laatste update: December 2022